Ausschreibungen: Was Einführungsteams sich von Auftraggebern wünschen

Was ist passiert

Im SAP News Center vom 24.09.2026 schildert ein Beitrag aus der Sicht eines Systemintegrators, was eine gute Ausschreibung für Unternehmenssoftware von einer schlechten unterscheidet; er bezieht sich auf Lösungen für Marketing und Kundenkontakt und nennt als neueren Trend, zuerst kurze Vorführungen und Gespräche anzusetzen und den ausführlichen Anforderungskatalog erst danach zu schreiben.

Wen betrifft es

Der Beitrag handelt nicht von ERP-Einführungen. Das Muster dahinter kennt aber jede Programmleitung, die für eine S/4HANA-Transformation oder die Einführung von SAP TM einen Implementierungspartner auswählt: Die Ausschreibung soll einen Anbieter finden, das Problem beschreiben und einen belastbaren Plan liefern – und endet erstaunlich oft, ohne dass eine Entscheidung fällt. Betroffen sind deshalb Programmleitung, Einkauf und der Fachbereich, der die Fragen formulieren muss.

Was ist zu tun

Drei Dinge nennt der Beitrag, die ein Auftraggeber vor dem Start bereithaben sollte: die eigenen Kennzahlen, die Erwartungen an Servicezusagen und eine grobe Vorstellung vom Budget. Wir würden für ein SAP-Programm ein viertes ergänzen: die Entscheidung, welche Prozesse im Standard laufen sollen und wo das Unternehmen bewusst abweicht. Ohne diese Vorentscheidung vergleicht man Angebote, die verschiedene Vorhaben bepreisen. Außerdem lohnt es, den Zeitplan vom gewünschten Go-live rückwärts zu rechnen und im Verfahren Raum für ein offenes Gespräch zu lassen – eine Fragerunde nach den schriftlichen Antworten oder eine engere Auswahl mit Vorführung am eigenen Prozess.

Unsere Einschätzung

Die Beobachtung, dass sehr lange Fragenkataloge zu Antworten führen, die niemand mehr liest, halten wir für zutreffend; der Beitrag spitzt das auf Ausschreibungen zu, die mit KI geschrieben, mit KI beantwortet und mit KI zusammengefasst werden. Wenige Fragen, die nur das eigene Unternehmen so stellen kann, sagen mehr über einen Anbieter als hundert allgemeine. Den Ansatz, die Vorführung vor das Lastenheft zu ziehen, sehen wir für große SAP-Programme mit Einschränkung: Er hilft, früh zu erkennen, ob ein Partner das Geschäft versteht, ersetzt aber nicht die schriftliche Festlegung von Umfang und Verantwortung, an der später Nachträge gemessen werden. Aus unserer Sicht entscheidet sich die Qualität einer Auswahl weniger im Dokument als davor – daran, ob Fachbereich und IT sich einig sind, was sie eigentlich ausschreiben.